Yo documento, tú documentas, ¿él documenta?

Venga, confiésate conmigo, ¿cuántas veces nos hemos quejado por la falta de documentación de un proyecto? ¿Cuántas veces hemos clamado al cielo porque “alguien” no había documentado correctamente los pasos, los procesos o lo que fuera…? ¿No crees qué es una de las quejas comunes en cualquier ámbito? Y si tenemos tan claro la utilidad de la documentación, ¿por qué nos cuesta tanto?

documentas

 

En mi opinión documentar es una de las labores más importantes pero que más problemas presentan en el ámbito profesional por varias razones principales:

  • La primera es la falta de tiempo porque si ya es difícil abordar todas nuestras tareas en el plazo establecido, podemos imaginar lo que supone sentarse a pensar y sintetizar todo lo que hacemos, y hacerlo de una manera elegante, concisa, clara. Esto requiere un tiempo de sosiego, de alto en el camino y reflexión. Muchas veces puede implicar rehacer la tarea o el proceso, capturar pantallazos, buscar a propósito los errores comunes para advertir de ellos, y explicar cosas que ya tenemos tan automatizadas que cuesta describir con detalle.
  • Unido a lo anterior, aparece la necesidad de que la persona que documente se sienta cómoda haciéndolo. Es decir, que se maneje bien con la expresión escrita y que tenga vocación de enseñanza. Esto parece una perogrullada, pero es fácil encontrarse con documentos, guías o manuales que omiten pasos seguramente porque en la cabeza del redactor están más que claros, pero no saben plasmarlo correctamente. ¿Cuántas veces nos hemos vuelto locos pensando en el agujero negro que se abre entre el paso 1 y el 2? Escribir una guía o un manual debería hacerse teniendo presente a nuestro destinatario, al menos al ideal, qué persona lo va a leer, qué conocimientos técnicos tendrá, y qué necesidad tiene que cubrir el documento.
  • Supongamos que lo hemos logrado: ya tenemos un documento limpio, claro, ordenado y prolijo en detalles como para que su destinatario pueda entenderlo sin problemas. Perfecto. Pero pasan dos meses y la tecnología cambia: el servidor ahora tiene otra contraseña, la aplicación ha cambiado de directorio, ahora es otra versión, etc. Adiós muy buenas, porque como no tengas un buen método y sistema de versionado, puede que los esfuerzos del redactor original acaben en la nada más absoluta por obsoletos.
  • Y tras lo anterior, el motivo que más me llama la atención: el miedo a que la documentación que generemos sea nuestro vehículo hacia el despido. Sí, así de claro. He conocido a muchos profesionales que ponen todo tipo de pegas a documentar lo que hacen porque creen que hacerlo les conduciría a ser reemplazable. Y por tanto, creen que podrían ser despedidos más fácilmente.

En relación a lo último, ¿eso es así? ¿Si documentamos seremos más prescindibles? ¿Nos convertiremos en carne de despido?  No es descabellado pensarlo, y comprendo el miedo a hacerlo, aunque personalmente creo firmemente que hay algo que nos salva (o puede hacerlo): es imposible documentar los procesos cognitivos que hacen que ofrezcamos -cada uno de nosotros- un valor añadido a la información que podamos dejar por escrito. Por mucho que nos esforcemos, nuestra inteligencia no puede reducirse a una serie de manuales. Y por otra parte, al igual que he conocido casos de personas que documentaron bien sus tareas antes de ser despedidas, también he conocido casos de personas despedidas aunque no documentaron nada creyendo hacerse así imprescindibles.

Personalmente prefiero hacerlo y compartirlo. Porque podemos documentar el esqueleto del conocimiento pero su músculo reside en nuestras neuronas. Y ésas, tanto si nos quedamos como si nos vamos, se van siempre con nosotros.

Por otra parte, creo que pocas veces se tiene en cuenta que, igual que existe un proceso de documentación en el que se pasa de la experiencia a la síntesis y ésta a un documento físico, también es necesario que el que recibe la documentación inicie un camino inverso. Y a eso se le llama estudiar, ni más ni menos, algo que a veces parece fuera del ámbito profesional y de lo que hablaré en unos días.

 Image: ‘The letter G’ – Found on flickrcc.net


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